Kuidas tõhus ajajuhtimine on seotud tulemuslikkusega?
Me kõik oleme juhid, isegi siis, kui me otseselt ei ole juhipositsioonil. Me kõik tegeleme igapäevaselt iseenda ja oma aja juhtimisega – kas me seda teadvustame endale või mitte.
Juhtimine algab niisiis enesejuhtimisest: “Kui ennastki ei õnnestu juhtida, siis teiste juhtimine on võimatu.” väidab Rasmus Pedanik – Sotsiaalse Innovatsiooni Laboris koosloomejuhtide arenguprogrammi üks eestvedajaid.
Kui tihti me mõtleme sellele, et oskus oma aega planeerida ja seda efektiivselt kasutada, on otseselt seotud meie tulemuslikkusega? Nii juhi kui ka meeskonnaliikmena on meie kohus panustada organisatsiooni eesmärkide täitmisesse ja kui me ei kasuta oma aega otstarbekalt, siis kannatavad ka tulemused.
Millised on tüüpilised vead, mida inimesed teevad?
- võetakse ette rohkem kui jõutakse ära teha;
- ei prioitiseerita oma tegevusi ega seata eesmärke;
- tegeletakse kõrvaliste asjadega või mitme asjaga korraga;
Ühesõnaga, lisaks sellele, et ei teaduvustata endale alati efektiivse ajakasutamise vajalikkust, lihtsalt ka ei osata aega kasutada vaid unistatakse sellest, kuidas oma päeva lisaaega leida.
Eesmärk ilma konkreetse tegevusplaanita on lihtsalt unistus.
Antoine de Saint-Exupéry
Jagan järgnevalt oma mõtteid ja mõnda tehnikat, mis mind ennast on palju aidanud.
Esiteks, teadvustan endale, et päevas on 24 tundi ja järgin “8+8+8 reeglit”, mis seisneb selles, et 8 tundi on vaja pühendada eranditult unele; välja puhkamata olen juba eos ebaefektiivne – ükskõik, mida ma ka ei teeks! 8 tundi pühendan kindlasti vabaajale – iseendale, oma hobidele ja perele, pere ja sõpraedega koos aja veetmisele – ühesõnaga kõigile neile tegevustele, mis aitavad mul lõõgastuda ja välja puhata, annavad energiat ja valmistavad rõõmu. Kui 16 tundi sellisel viisil oma ööpäevast veeta, siis on kerge pühendada 8 tundi 100% tööle,
Teiseks, lähtun aja kasutamisel Eisenhoweri maatriksi põhimõtetest. “Kõige pakilisemad otsused on harva kõige olulisemad,” olevat öelnud kunagine Ameerika president Dwight D. Eisenhower. Teda tunti eeskujuliku ajajuhtimise meistrina – ta valdas oskust kõike õigel ajal teha. Eisenhoweri meetod õpetas mulle vahet tegema olulise ja pakilise vahel. Ükskõik, missugune task mu lauale ka ei maanduks, ma paigutan ta mõttes esmalt Eisenhoweri mudelisse ja otsustan alles siis, millal ma sellega tegelen:
- Oluline ja pakiline (Teen kohe!)
- Oluline, aga mitte pakiline (Määran aja, millal sellega tegelen!)
- Pakiline, aga mitte oluline (Lasen kellelgi teisel ära teha – delegeerin!)
- Ei ole oluline ega pakiline (Teen siis, kui enam midagi muud teha ei ole või loobun ega tee üldse!)
Inimesed keskenduvad tihti liialt neile tegevustele, mis liigituvad lahtrisse „Oluline ja pakiline” – asjadele, mis tuleb otsekohe ära teha. Tulemuseks on aga see, et ei jää aega sellele, mis on OLULISED, AGA AEI OLE PAKILISED. Siia kuuluvad näiteks pikaajalised strategilised tegevused. Rääkides juhtimisest, siis juht peab just tegelema strateegiliste asjadega. Taolisel kiireloomulistele asjadele keskendumisega teeme endale aga karuteene, sest ühelt poolt jäävad tegelikult olulised asjad tegemata ja lõpuks on need ülesanded taaskord muutunud ka pakiliseks, mis seda veel enne ei olnud.
Kolmandaks, sean igaks päevaks endale maksimum 2-3 eesmärki ja püüan kõik vahele tulevad asjad kõrvale lükata. Eesmärgistamine iseenesest ei aita üle planeerides ja oma võimeid üle hinnates. Kui inimesed reeglina teevad to-do-liste, mis lõppevad sellega, et ühte päeva on surutud liiga palju tegevusi ja päeva lõpus valdab kas rahulolematus iseendaga või pettumistunne, sest ükskõik kui palju sai tehtud, jäi ikka sellest listist midagi tegemata (seda muidugi juhul, kui kinni pidada eelpool mainitud “8+8+8 reeglist”). Sellepärast soovitan mina hoopiski “Not to do-listi”. Paljud, kes on seda rakendanud, on mulle tunnistanud, et see on neid palju aidanud. Kuidas see siis käib? Otsustad ärategemist vajavatest tegevustest need, mis kannatavad oodata vähemasti homseni ja siis jätadki need rahuliku südamega homseks. Mitte midagi ei juhtu. Vastupidi, päeva lõpus on hea tunne, kui tehtud sai need 2-3 olulist asja, mis sihiks sai seatud.
Siinkohal meenub mulle Tartu Ülikooli haridusasutuse juhtimise väljaõppes Piret Einpauli kaks küsimust:
- Mis on Teie kaugem eesmärk?
- Kui paljud Teie igapäevased tegevused selle eesmärgi saavutamist toetavad?
Mäletan seda vaikust, mis meie grupis tekkis, kui inimesed mõistsid, et nad EI TEGELE nende oluliste asjadega, mis aitavad neil liikuda oma unistuste suunas. Mina kusjuures sain kinnitust, et ma tegelen päris palju oma ajast just nende asjadega, mis on seotud minu kaugemate eesmärkidega, Sellest ajast saadik eelistan teadlikult neid tegevusi, mis toetavad kaugema visiooni saavutamist ja vastupidi – tegevused, millel ma ei näe, et nende ärategemine mind kuidagi suures pildis edasi aitaks, jätan lihtsalt tegemata. See ongi minu neljas soovitus.
Viiendaks, kui olen endale seadnud 2-3 eesmärki ja ära otsustanud, millised tegevused aitavad mul neid saavutada või on kaugemaid sihtre arvestades olulised, siis võtan endale selleks aega. Ekslikult arvatakse, et aeg tuleb kuskilt – EI, aega tuleb oluliste asjadega tegelemiseks lihtsat võtta, kusjuures oluline on seejuures hinnata adekvaatselt ajakulu, mis selleks vaja on. Kui ma tean, et ma reeglina ei tee ühte kokkuvõtet 45 minutiga, siis ei ole mõtet ka ennnast petta ja selleks varuda vähem aega kui mul selleks tegelikkuses kulub. Vastupidi, olulistele asjadele planeerin aega varuga, kusjuures ära ei tohi unustada ka puhke- ja söögipause.
Minu jaoks on nii kummastav, et on inimesi, kes näiteks lõunasöögiks aega ei varu, Taaskord – kui ma ise endale ei võta seda aega, siis kus kohast see aeg peaks iseenesest tekkima? Mida kõrgemal positsioonil on inimene või mida tegusam ta on, seda vähem, on tal sellist tühja aega. Seega kui ma võtan midagi süvenemist vajavat käsile näiteks kell 10 hommikul kui olulised ja pakilised asjad on eelnevalt ära tehtud, siis on ju selge, et kui ma lõpetan, ma pean sööma. Seega pole mõtet endale võtta kohtumist või mõne uue asjaga tegelemist enne lõuna! Liigselt asjade käsile võtmine koormab meid üle ja energiat ei jagu päeva lõpuks. Oluline on keskenduda ühele asjale. Mina enda puhul olen vähemasti täheldanud, et tegeledes mitme asjaga samaaegselt, ei tegelema tegelikult mitte millegagi ja olen õppinud aja jooksul iseennast ja oma aega sedavõrd väärtustama, et ma ei raiska oma ressurssi rööpräklemisele.
Sinu tähelepanu fookus määrab Sinu hetke reaalsuse – kuhu Sa suunad oma tähelepanu, sinna suundub Sinu sise-energia.
Daniel Goleman
Viimasena pean vajalikulks üle rõhutada, et kui aega endale võtta ja keskenduda millelegi, mis on suures plaanis oluline, siis ei tohi samas end n-ö ära unustada, sest aeg on üks meie väärtuslikkumaid varasid. Ega muidu ei öeldaks, et aeg on raha. Näiteks kui me korra mõtleme koosolekutele, mis tihti venivad pikale, siis oma kogemusele tuginedes olen täheldanud, et inimesed ei hoia silme ees piisavalt fookust ja laia pilti, vaid upuvad detailidesse ning kalduvad “teerajalt” kõrvale, unustades lõpuks selle, mis see eesmärk üldse oli. Tõeline ajaröövel on millegi või kellegi kirumine, tihti kusjuures minevikus juhtunu pärast, andmata endale aru, et muuta saab ainult tulevikku – paremal juhul käesolevat ajahetke. Ühel strateegilisle nõupidamisel osaledes panin taaskord tähele, kuidas jäädakse kinni nendesse asjadesse, mida ei saa muuta või mis ei allu meie kontrolli alla. Liigselt välisele keskendudes, unustame tegeleda sellega, mis on meie endi võimuses. Mind ennast on aidanud taolisest kinnikiilumisest järgmine mõttetera:
Anna mulle jõudu aktsepteerida seda, mida ma ei saa muuta, anna mulle julgust muuta seda, mida ma saan muuta ning anna mulle tarkust nende kahe vahel vahet teha.
Dale Carnegie
Kokkuvõtvalt, kõige olulisem on endale teadvustada, et me oleme iseenda “peremehed” seda juhul, kui me otsustame haarata ohjad enda kätte ja juhtida oma elu sedavõrd palju, kui see on võimalik. Aja juhtimine – see on eelkõige enesejuhtimine. Mulle meenub siinkohal ühe oma psühhodraama väljaõppest grupikaaslane, kes seletab lastele vabadust järgmise joonisega:
Kohtustused ja asjad, mida me muuta ei saa, moodustavad vaid ühe lõigu kõigest sellest, mis allub meie kontrollile, juhul kui tahame võtta vastutust oma elus toimuva eest – olla peaosaline oma enda elus, sealhulgas otsustada ise, kuidas ja millele me oma aega pühendame. Meie hoiakud ja suhtumine – sõltuvalt siis kas uskudes, et me saame ise oma elu mõjutada või siis negatiivse stsenaariumi korral, arvates ekslikult, et kõik meid ümbritseb määrab ära selle, millist elu me elame, mõjutavad meie käitumist. Võttes ohvrihoiaku me saamegi igal sammul elult “peksa”. Kui me aga anname endale aru, kuivõrd palju on asjad siiski meie enda kätes ja keskendume just sellele osale, mida me saame mõjutada isegi, kui ülal kirjeldatud joonisel oleksid proportsioonid vastupidised, siis tõuseb ka meie elukvaliteet. Me ei ole seejuures üksi – vajadusel saame pöörduda coachi või superviisori poole, kes toetab eesmärkide seadmisel ja oma elu enda kätesse võtmisel.
Lootus ei sure seni, kuni “elukarussellile” ronitakse üks kord rohkem, kui sealt kukutakse.
Martti Lindqvist