Kuidas arengule suunatud mõtteviis aitab tulevikus müüki kasvatada? “Tallinna Ettevõtluspäev 2024” raames viin läbi praktilise töötoa, milles julgustan ettevõtjaid julgelt unistama, ent keskenduma seejuures tõeliselt olulistele tegevustele, mida coaching‘ust teada tuntud “growth mindset” ehk arengule suunatud mõtteviis kindlasti toetab. Strateegilise mõtlemise tööriistad Vabakutselise coach’ina, s.o olles ise samamoodi ettevõtja tutvustan töötoas “Kuidas arengule suunatud mõtteviis aitab tulevikus müüki kasvatada?”: Carol S. Dwecki väljatöötatud konseptsiooni “growth mindseti“ ehk arengule suunatud mõtteviisist, mis on coaching‘u minu hinnangul üks aluspõhimõte; annan strateegilise mõtlemise praktilisi tööriistu nagu Eisenhoweri ajajuhtimise maatriks, mis aitab ettevõtja, kes tihti on kui “hunt kriimsilm” töölaual olevaid tegevusi prioritiseerida ja välja valida need tegevused, mis moodustavad vastavalt Vilfredo Pareto printsiibile 20% kõikvõimalikest tegevustest just need, mis annavad 80% soovitud tulemustest nt 20% klientidest tekitavad 80% ettevõtte käibest või 20% ettevõtja tööülesannetest toovad sisse 80% tõelistest ja reaalsetest tuludest. Rohkem infot Tallinna Ettevõtluspäev 2024 kodulehel! Lae alla Eisenhoweri ajajuhimise maatriksi tööleht! Lae alla Covey “Meeldib” vs “Pean” tegevuste tööleht! Lae alla Kochi 80/20 tulemuslikkuseprintsiibi tööleht!
Toimetulek kurnatusega
Kuidas kurnatusega toime tulla? Kas oled kunagi tundnud, et päeva lõpus on tegemata jäänud palju olulisi asju, hoolimata sellest, et oled olnud pidevalt hõivatud? Tihti leiad end keskendumas negatiivsetele asjadele? 3 positiivset mõtet kurnatusest võitu saamiseks Paljudele on see just puhkuse eelne periood, mis on väga intensiivne ja stressirohke, sest just kui kõik, mida seni pole suudetud ära teha, peab saama tehtud. Positiivset ellusuhtumist – n-ö asjade edenemisse suunatud mõtteviisi saab kujundada loomulikuks hoiakuks järjepideva harjutamise teel. Järgnevalt jagan Sinuga kolme lihtsat soovitust, kuidas kiirel eluperioodil end suuta kokku võtta pingutusteks, mis eelneb enne rahulikumat eluperioodi. Teeme need kolm soovitust praktiliselt läbi! Selleks mõtle ühele Sind pidurdavale negatiivsele seigale, mis Sind hetkel painab ja vaatame, kas samm-sammult nende läbi käimine annab leevendust. Praktiline harjutus 1 “Keskendu positiivsele!” harjutuse tegemiseks pane kirja, mis: on juba ära tehtud? on hästi läinud? on õnnestunud? on õnnestunud? valmistab rõõmu? annab Sulle põhjust enda üle uhke olla? Selle asemel, et endile järjepidevalt meelde tuletada, mida kõike nad hästi teevad ja end selle eest järjepidevalt premeerida, keskendutakse risti vastu pidi sellele, mis on to-do listis veel tegemata, mis läks halvasti, mis ebaõnnestus. Kõik need mõtted toidavad lõpetamatuse tunnet, millega kaasnevad loomulikud kurbus, abitus, ahastus, ebakindlus, jõuetus, kurnatus, lootusetus, aga võimalik, et ka viha ja lõpuks heitumus. Kahjuks toetab ka väline keskkond kirjeldatud negatiivset sisekõne, sest tagasiside teistel keskendub tihti vigadele, arendus- ja parenduskohtadele, soovitustele tulevikus paremini teha ning see kõik toidab lõpuks “Ma ei tee piisavalt!” või veel hullem “Ma ise ei ole piisav!” (“I am not good enough!”) – tunnet. See on see, mis tekitab kurnatust, sest motivatsioon pingutada kaob varem või hiljem ära. Seega juba tehtule mõtlemine suurendab lõpetatuse tunnet ja positiivsele keskendumine aitab Sul leida jõudu ja energiat edasi toimetada ka siis, kui pikaaegsest ülekoormusest on jõuvarud raugemas. Kui veel mõni teine inimene leiab hea tunnustava sõna, siis on aeg edasi liikuda järgmise soovituse juurde, sest pelgalt positiivsest mõtlemisest alati ei piisa. Praktiline harjutus 2 “Keskendu olulisele!” harjutuse tegemiseks pane kirja, mis: Sinu jaoks on oluline pikas perspektiivis, n-ö kaugem siht. Seejärel hinda oma igapäevaseid tegevusi, eriti neid, mis on ajamahumakad, kuivõrd nad toetavad tuleviku visiooni täitumist. Ameerika presidendi Dwight D. Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise mudeli kasutamine aitab prioritiseerida tegevusi selliselt, et lõppkokkuvõttes väheneb esialgne to-do list 2/3 võrra, kui lähtuda tema soovitatud kontrollküsimustest enne iga tegevuse alustamist: Kas tegu on olulise ja pakilise tegevusega? (Tee siis kohe ära!) Kas tegu on olulise, aga mitte pakilise tegevusega? (Pane paika aeg, milllal sellega tegeleda!) Kas tegu on pakilise, aga mitte olulise tegevusega? (Lase sellisel juhul kellelgil teisel see ära teha!) Tegu ei ole ei olulise ega pakilise tegevusega? (Tee seda siis, kui enam midagi muud teha ei ole, või ära tee üldse!) Kõige enam peaks aega võtma oluliste, ent mitte pakilistele, s.o strateegilistele tegevustele, sest need aitavad kõige tõhusamalt jõuda soovitud tulevikuni. Praktiline harjutus 3 “Keskendu tulevikule!” harjutuse tegemiseks leia omaette istumiseks mugav koht ja keskendu kõikide oma meeltega positiivsetes toonides tuleviku visualiseerimisele ehk sellele, kuidas oleks kõik siis, kui kõik oleks võimalik ning poleks ühtegi takistust. Järgnevad küsimused aitavad Sind: “Kirjelda võimalikult üksikasjalikult kohta, kus Sa tunned end hästi ?” “Milles väljendub see, et Sa tunned rahulolu?” “Millega tegelemine pakub Sulle kõige rohkem rõõmu?” “Kellega koos olemine jõustab Sind?” “Millised lõhnad ja helid aitavad Sul end tunda lõdvestununa?” “Millised nesearenguga seotud tegevused inspireerivad Sind?” “Millised nesearenguga seotud tegevused inspireerivad Sind?” “Mis aitab Sul end nii füüsiliselt kui ka vaimselt heas vormis hoida?” Soovitud positiivse tuleviku ettekujutamisele välja pakutud küsimused on inspireeritud Kanada karjääriprofessor Norman E. Amundsoni väärtuste rattal olevatest valdkondadest. Kõiki neid eluaspekte läbi mõtiskledes tekib Sul kindlasti terviklik nägemus sellest, mida Sa oma ellu soovid ja ka vastupidi, millist muutust Sa vajad, et olla õnnelik ja rahulolev oma elug Allikad: Ameerika presidendi Dwight D. Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise mudel Kanada karjääriprofessor Norman E. Amundsoni väärtuste ratas Kokkuvõte Keskendu sellele, mis juba on hästi, prioritiseeri tegevusi, mis kõik veel justkui vajavad tegemist ning mana silme ette aeg, mil naudid puhkust ja kõik tänased mured on minevik. Ettekujutus soovitud ideaalpildist aitab seada õigeid eesmärke ja tegutseda eesmärgipäraselt.” Taoline mõtteviis annab Sulle jõudu lõuni vastu pidada. Kui Sul tekkisid lugedes küsimused, millele soovid otsida vastuseid siiski minu abiga, siis aitan Sind meeleldi!
Edukas ületöötamata?!
Kuidas tööl edukas olla ilma ületöötamata? Enamasti soovime tööl anda endast maksimaalse panuse, kuid pidevalt suure intensiivsusega töötamine võib pikemas perspektiivis viia hoopis töövõime vähenemiseni. Lõputud ületunnid ning töö pidev koju kaasa võtmine tekitavad lootusetuse tunde, mis on esimene märk uksele koputavast läbipõlemisest. Pikka aega üle oma võimete töötamine viib varem või hiljem punkti, kust omal jõul edasi liikuda on peaaegu võimatu – ühel hetkel tuleb lihtsalt sein ette. Kuidas lahendamatuna paistvast olukorrast siiski üle saada ja väljapääs leida? Kui töökoormus kipub üle üle pea kasvama, tasub hetkeks pöörata fookus oma töölt iseendale. Siin on selleks kolm nõuannet. Soovitus nr 1: Õpi oma õnnestumistest Sageli keskendume oma töös sellele, mis on läinud halvasti või mida oleks saanud paremini teha. Ebaedu kartes programmeerime tegelikult ebaõnnestumisi tuleviku ettevõtmistesse ning taoline destruktiivne mõtlemine pärsib uutmoodi tegutsemise katsetamist. Palju rohkem on abiks analüüsimine, mida oleme hästi teinud ja millised meie tugevused selles abiks olid.Hea supervisiooni fookuses on oma töö järjepidev analüüsimine ja mõtestamine, mille tulemusena on võimalik midagi õppida igast tööalasest õnnestumisest. Oma tugevustest teadlik olemine ja varasematest kordaminekutest sobilike käitumisstrateegiate välja noppimine aitab edaspidi töötada tulemuslikumalt ning end seejuures säästes.Meie sisemine kohtunik seab sageli meile liiga suured ja raskesti täidetavad ootused, mis omakorda põhjustavad pidevat frustratsiooni ning tunnet, et me pole piisavad. Enese aktsepteerimine sellisena, nagu oleme, aitab tunda rahulolu ka senisest panusest ilma endalt ülemäära suurt pingutust nõudmata (vt lähemalt artiklist “Kuidas toime tulla oma sisemise kriitikuga?”). Soovitus nr 2: Sein on selleks, et sellest läbi murda Mitmeid kordi ebaõnnestudes võime hakata takistustega tegelemist vältima ja vannume alla.Tavaliselt peitub põhjus, miks asjad üle pea kasvavad selles, et ütleme liiga paljudele asjadele „jah“, hinnates valesti oma tegelikke võimeid ja võimalusi. Piiride seadmine, muuhulgas „ei“ ütlemine seal, kus see tõepoolest on põhjendatud annab ühelt poolt hingamise ruumi, teisalt pidurdab ületöötamist.Tee seinast läbi loob eluterve suhtumine iseendasse, mõistmine, et õnnestuda võib ka ilma üle töötamata ning peamine – julgus küsida abi.Me kõik vajame tunnet, et oleme ära kuulatud ja mõistetud. Samuti on vajalik iseennast aktsepteerida nõudmata endalt ülemäära palju, samas mitte rahuldudes keskpärasusega. Soovitus nr 3: Räägi oma tööst kellelegi, kes sind kuulab Probleemide puhul vajame tihti lihtsalt ära kuulamist, mitte konkreetseid nõuandeid.Kas probleemidest sõbrale rääkimine aitab? Hea sõber püüab kindlasti toeks olla, kuid talle muret kurtes võime avastada, et kibeletakse pigem nõu andma, kuigi pakutud lahendused ei pruugi meile sobida. Halvemal juhul võib sõber jutu viia hoopis iseendale. Lisaks lihtsalt sõbra poole pöördumisele võib abiks olla coachi, psühholoogi või superviusori poole pöördumine. Supervisioon, mida peetakse eriti heaks toimetulekut tõstvaks meetodiks abistavate elukutsete esindajatele, aga ka inimestega töötavatele spetsialistidele ja juhtidele. Superviisor oskab aktiivseid kuulamistehnikaid kasutades kliendi panna tundma, et teda kuulatakse süvenenult ja hinnanguid andmata. Turvalises ja konfidentsiaalses õhkkonnas on võimalik rahulikult igapäevase tööga seotud tundeid ja mõtteid analüüsida, tööalast tegevust reflekteerida, leida uusi vaatenurki ja käitumisviise ning saada selgust oma rollist ja teiste ootustest iseendale. Kokkuvõte Vaatamata meie ühiskonnas valitsevale edukultusele tasub teada, et on vägagi võimalik olla edukas ilma üle töötamata ning enesega rahul olles. Superviisori kaasabiga avastatud uued vaatenurgad ja tegutsemisviisid aitavad mõista, kuidas kuhjunud tööalaste väljakutsete ja keeruliste olukordadega toime tulla ning saada uut indu. Selle tulemusel vähenevad tööstress ja oht läbipõlemisele, taastuvad töövõime ja motivatsioon. Kui Sul puudub supervisiooni kogemus, loe ka artiklit “Esimest korda supervisioonis”. Uuri lähemalt!
Kuidas uusaastalubadused teoks teha?
Uue aasta saabumine loob ideaalse võimaluse läbi mõelda, millist elu Sa endale tegelikult soovid. Lihtne soovitus, kuidas päriselt ka saavutada “unistuste elu”. Uus aasta – uus algus Coach ‘i ja superviisorina kasutan klienditöös mitmeid tehnikaid, et aidata tõsta inimese eneseteadlikkust, suurendada tema potentsiaali rakendamist ja julgustada tulemuslikumalt tegutsema. Iga uus algus – olgu see siis uus töö, uus suhe või lihtsalt uus aasta, võimaldab üle vaadata harjumuspärased mõtte- ja käitumisviisid ning vajadusel teha neis korrektuure. Uusaastalubaduste andmisest Jaanuaris räägitakse palju uusaastalubadustest, mida tihti märtsis isegi enam ei mäletata. Trenni saalist ei pea samuti väga pikalt ülerahvastatuse tõttu eemale hoidma, sest juba mõne nädalapärast on paljudel uusaastalubadusest ajendatud trennituhin raugenud. Miks? Tihti on uusaastalubadused üldsõnalised ja mitte isikupärased vaid sellised tüüpilised ning laialt levinud à la “Võtan kaalus alla”, “Loobun suitsetamisest”, “Hakkan trennis käima” või “Teen rohkem trenni”. Väidan, et need ei tööta just seetõttu, et need ei ole inimesega isiksusliku kasvu ja kaugemate sihtidega otseselt seotud ning puudub laiem visioon iseenda võimalikust elust. Eesmärkide seadmisest Palju räägitakse ka eesmärgistamisest. Üha enam on populaarsemad enesearengut toetavad kalendermärkmikud, mis toetavad fookuse seadmist, eesmärkide sõnastamist, saavutuste kirjapanemist jne. Ent sageli jäävad suure entusiasmiga alustatud märkmike täitmine pooleli ja lauasahtlisse pooltühjana seisma. Miks? Eesmärgid peaksid tulenema suuremast visioonist, s.o tulevikunägemusest kas siis iseendast või oma elust laiemalt. Lisaks sellele, et eesmärgid ei moodusta alati omavahel tervikut, on põhjus võib-olla ka eesmärkide paljuses ja samas oskamatuses orienteeruda hiigelpikkades to–do-listides ning tegevusi prioritiseerida. Soovitud tuleviku visualiseerimisest “Aastalõpuintervjuus iseendaga” kirjeldasin, milline on minu elu, millele tahaksin täpselt aasta pärast vana aasta õhtul tagasi vaadata. See tuleviku perspektiivi asetamise tehnika on minu coach ‘i ja superviisori töö praktikas osutunud väga mõjusaks. HARJUTUS Istu mugavalt ja keskendu kõikide oma meeltega tuleviku visualiseerimisele ehk sellele, millist elu Sa tegelikult tahad elada ja milline see on juhul kui kõik oleks võimalik ning poleks ühtegi takistust. Sa võid seda teha ka intervjuu vormis. Selleks on Sul vaja kahte tooli, millest ühega tähistad küsimuste intervjueerija ja teisega iseendaga, kes kirjeldab võimalikult täpselt soovitud tulevikku. “Kirjelda võimalikult üksikasjalikult oma elu kui kõik oleks võimalik ja poleks ühtegi takistust?” Selleks, et aidata Sul uurida oma “unistuste elu” võimalikult erinevatelt külgedelt, soovitan kasutada Kanada karjääriprofessor Norman E. Amundsoni väärtuste rattal olevaid valdkondi: Elurõõm ja rahulolu “Milles väljendub see, et Sa tunned rahulolu ja rõõmu oma elus?” Hobid ja vabaaeg “Millega tegelemine tööst vabal ajal pakub Sulle rahulolu ja rõõmu?” Perekond ja sõbrad “Mis on Sinu jaoks oluline peresuhetes ja perega seoses, mis Sind rõõmustab?” Töö ja karjäär “Milline on Sinu “unistuste töö” ja / või millega tegelemine meeldib Sulle elus kõige enam?” Raha ja finantsid “Milline töötasu on Sind päriselt motiveeriv? Mida Sa veel vajad, et tunda end majanduslikult sõltumatuna?” Õppimine ja eneseareng “Mida Sa soovid juurde õppida või mil muul moel tegeled Sa enesearenguga?” Tervis “Kuidas Sa tagad nii füüsiliselt kui ka vaimselt heas vormis olemise ja püsimise?” Kõiki neid eluaspekte läbi mõtiskledes tekib Sul kindlasti terviklik nägemus sellest, mida Sa oma ellu soovid ja ka vastupidi, millist muutust Sa vajad, et olla õnnelik ja rahulolev oma eluga. Ettekujutus soovitud ideaalpildist aitab seada õigeid eesmärke ja tegutseda eesmärgipäraselt. Ühelt poolt aitab tuleviku perspektiivi asetamise tehnika paika seada kaugema sihi, millisest on lihtne tuletada lühemaid eesmärke ning konkreetseid tegevusi, mis aitavad lõppeesmärgini jõuda. Järelikult on nende uusaastalubaduste andmine, mis otseselt toetavad soovitud tuleviku visiooni täitumist, igati tervitatav. Teisalt aitab see tehnika prioritiseerida oma igapäevategevusi ja koostada to–do liste. Sama oluline on paralleelselt teha ka nimekiri not–to–do tegevustest. Abiks on siinkohal Ameerika presidendi Dwight D. Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise mudel, mis näeb ette selliseid kontrollküsimusi enne tegutsemist: ● Kas tegu on olulise ja pakilise tegevusega? (Teen kohe ära!)● Kas tegu on olulise, aga mitte pakilise tegevusega? (Panen paika aja, mil ma sellega tegelen!)● Kas tegu on pakilise, aga mitte olulise tegevusega? (Lasen selle kellelgi teisel ära teha ehk delegeerin!)● Tegu ei ole ei olulise ega pakilise tegevusega? (Teen seda siis, kui enam midagi muud teha ei ole, või ei tee üldse!) Kõige enam peaks aega võtma oluliste, ent mitte pakilistele, s.o strateegilistele tegevustele, sest need aitavad kõige tõhusamalt jõuda soovitud tulevikuni. Oluline on tähelepanu pöörata töö- ja eraelu tasakaalule. Suurbritannia ettevõtja ja filosoof Robert Owen sõnastas 1817. aastal järgmise ajakasutuse tasakaalu reegli: 8 tundi tööd + 8 tundi aega iseendale ja lähedastele + 8 tundi uneaega. Seega on otstarbekas teadlikult tõmmata tööpäeva ja tööst vabale ajale selged piirid. Mõtteviisi aitab muuta oma suhtumist ja käitumismustrite analüüsimine. Kas piiride tõmbamine ja hoidmine on sinu jaoks probleem? Mis sulle seejuures kõige enam muret valmistab?Mis on tegelikud põhjused, et sa ei suuda piire seada? Head uut aastat!
Enesesõbralikkus leevendab kriitilist meelt
Enesesõbralikkus leevendab kriitilist meelt Elame kolmandat aastat kriisis, mida iseloomustab suur ebamäärasus ja pidevad muutused väliskeskkonnas. Meid ümbritsev mõjutab paratamatult ka meie era- ja tööelu. Oleme küll õppinud arvestama koroonaviiruse leviku lainetega, ent paljud teevad siiski pandeemia puhkemisest saadik kaugtööd. Leidub neid, kellele muutunud töökorraldus sobibki paremini kui varasem esmaspäevast reedeni kellast kellani töötamine. Loomulikult on palju ka neid, kellel on keeruline hoida kodust või osaliselt distantsilt töötades lahus töö- ja eraelu. Väidetakse, et vaimselt pole inimesed kunagi varem niivõrd palju oma ajast töömõtetega veetnud kui praegusel ajaperioodil. Kuidas toime tulla maailmas, kus näib minevikku jäänud 1817. aastal Suurbritannia ettevõtja ja filosoofi Robert Oweni sõnastatud ajakasutuse tasakaalureegel: 8 tundi töötamiseks, 8 tundi iseendale (oma hobidega tegelemiseks, pere ja sõpradega ajaveetmiseks) ning 8 tundi magamiseks. Igasugune juhtimine algab enesejuhtimisest Igasugune juhtimine, sealhulgas ajajuhtimine, algab enesejuhtimisest ning selge on see, et enesejuhtimisoskuste valdamine on praegusel ajal hädavajalikum kui kunagi varem. Järgnevalt jagan soovitusi superviisori ja coach’ina, olles seejuures veel hiljuti olnud juhipositsioonis ja pidanud toetama oma distantsilt töötavat meeskonda kaugtöö ilus ja valus. Kõige olulisem on hoida mõtteviisi, et on asju, mis alluvad meie soovile ja tahtele ning on neid, mida me kuidagi mõjutada ei saa. Seega pole mõistlik muretseda nende asjade pärast, mida me niikuinii muuta ei saa. Mind ennast on ärevatel aegadel aidanud see meelerahu palve: „Anna mulle jõudu aktsepteerida seda, mida ma muuta ei saa, julgust muuta seda, mida ma saan ning tarkust nende kahe vahel vahet teha.” Tihti läheb see inimestel segi ja asi lõpeb hoopis sellega, et kurname endid sedavõrd ära muretsemisega asjade pärast, mille mõjutamine tegelikult ei ole meie võimuses ning kaotame vaimse kurnatuse tagajärjel lõpuks võime teha neid asju, mida me saame ja peaksimegi tegema. Olukorra võtmine sellisena, nagu see parasjagu on, ei puudu ta ainuüksi välisest keskkonnast tulenevat, vaid on vajalik sama hästi ka meie endi põhjustatud olukordades. Alati ei lähe asjad nii nagu oleksime soovinud. Mulle väga meeldib termin „enesesõbralikkus”, mida paljud peaksid õppima, et mitte olla ebaõnnestumiste või eksimuste korral endaga ülemäära kriitiline. Muuta saab olemasolevat hetke ja tulevikku, mitte aga möödunut. Seega kinnijäämine enesesüüdistamisse või veel hullem, välise süüdlase otsimisse, ei ole kuidagi konstruktiivne ega edasiviiv käitumine. Avatud meel kõige uue suhtes Tähtis on endas kujundada positiivset ja avatud meelt kõige uue suhtes, sest viimased aastad on meile pidevalt andnud tõestust selle kohta, et ainus asi, mis on kindel, on see, et mitte miski pole kindel ega püsiv. Alalõpmata toimuvad muutused või siis oleme ise sunnitud midagi muutma, et kohaneda paremini väliste oludega. Üks viis, kuidas harjutada toimetulekut pidevalt muutuvate olude ja ümberkorraldustega, on proovida ise teha oma igapäevaseid tegevusi uutmoodi. Meie käitumine on paljuski automaatne ja igasugune käitumismustrite muutmine mõjub värskendavalt: ärka näiteks tund aega varem või lõpeta tööpäev harjumuspärasest varem, eriti kui on kalduvus ületunde teha. Asenda võimaluse korral kodukontor mõne inspireerivama asukohaga, söö lõunaks midagi erilist jne. Kusjuures, mida kiirem tööl on, seda vajalikumad on regulaarsed tööpausid. Praktikas tehakse tihti vastupidi – kiirel ajal unustatakse isegi söömine. Viidates taas möödunud kahele aastale saime kinnitust selle kohta, et ka kõige ekstreemsemates oludes on elu alati edasi läinud ning miski, mida esialgu kartsime, on lõppkokkuvõttes osutunud meile kasulikuks ning tulnud selleks, et jääda. Kõige suurem muutus võib-olla ongi see, et elu on väga palju kolinud internetti ja peaaegu kõike saab teha virtuaalselt. Me ei pea ilm tingimata igaks kohtumiseks, koosolekuks, lähetuseks kohale minema − mõnikord on veebi kaudu seda teha palju mugavam ja ajasäästlikum. Kolmandaks ära unusta, et ajaressurss on piiratud ning tähtis on oskus (eriti kodus töötades või iseenda tööandjana) kasutada seda võimalikult sihipäraselt ja tegeleda kaugemas perspektiivis oluliste asjadega. Sageli arvame ekslikult, et meie ajakasutus sõltub kellestki teisest (klientidest, tööandjast), ent kui näiteks tegeleme tööajal isiklike asjadega ja tunneme õhtul süümepiinu tegemata tööasjade pärast ning istume kella seitsmeni tööarvuti taga, siis põhjus on meie oskamatuses töö- ja eraelu lahus hoida, mitte milleski muus ega kelleski teises. Teisisõnu, kui me keskendume tööajal tööle, siis saame rahus nautida töövälist aega. Väldi hiigelpikka tegevuste nimekirja Kurnatust tekitavad ka hiigelpikad tegevuste nimekirjad, kus sageli on kirjas ka kõige väiksemad ja vähem tähtsad asjad. Eriti on kalduvus seda teha enda suhtes väga nõudlikel inimestel. Mida pikem on tegemist vajavate ülesannete nimekiri, seda suurem on tõenäosus, et midagi jääb sellest päeva lõpuks tegemata. Kui veel võtta arvesse muutlikud olud, mis toovad endaga alati kaasa ootamatuid töökohustusi, siis jäävadki pikad ja jäigad nimekirjad vaid paberile. Tulemuseks on stress, mida tekitab teadmine, et kogu aeg on veel midagi teha. Rahulolu tagab aga just lõpetatuse tunne. Paljud ei saa õhtul mõtteid tööst eemale, vaid muretsevad kõigi tegemata jäänud asjade pärast. Kui küsida endalt, kas perest eemal viibitud õhtu ja magamata öö kuidagi olukorda muudab, siis tõenäoliselt jõuab ka kõige suurem muretseja tõdemuseni, et targem oleks olnud tööpäeva õhtut oma meeli puhates veeta. Seega piirdu vaid kõige olulisemate eesmärkidega, sest nii või teisiti tuleb tööpäeva jooksul ootamatuid tegevusi. Enesemõjutamisharjutus Stressirohketes olukordades soovitan kasutada enesemõjutamistehnikat, mis aitab töömõtteid ootele panna ja pärineb psühhodraamast. See on tegevusliku grupitöö meetod, mis kasutab teatrialaseid mõisteid (roll, rollivahetus, lava jms) ning draamavormi inimloomuse ja inimsuhete uurimiseks, analüüsimiseks ja lahendamiseks, ent selle tehnikaid saab kasutada ka iseseisvalt. Fookuses on spontaansuse ja loovuse arendamine, et innustada leidma uusi lahendusi korduvates käitumismustrites ja tegutsema adekvaatselt uutes olu kordades. Vaja läheb paberit ja kirjutusvahendit, kahte tooli ja omaette olemise ruumi võimalusega ringi liikuda. Oma mure aja perspektiivi asetamise tehnika toimib selliselt, et esmalt tuleb leida ruumis koht, mis kõige rohkem iseloomustab praegust olukorda. Seal võiks olla võimalikult eba mugav istuda. Kui oled selle koha tooliga tähistanud, siis istu sellele ja keskendu kõikide oma meeltega vaevavale situatsioonile või häirivale töömõttele. Mõtle, kus sa parasjagu oma eluga oled; nendele tunnetele, mis sind valdavad; inimestele, kes sind ümbritsevad. Ütle kõva häälega välja kõik, mis sind häirib. Oleme ise kõige suuremad eksperdid oma elus. Kui oled häirivat olukorda piisavalt kogenud, siis käi korra ruumis ringi ja kuju ta endale ette mõni lemmikpaik ja tähista see teise tooliga. Visualiseeri kohta, kus sa oled; mida sa enda ümber näed, mida tunned jne. Tegu võiks olla mugava ja mõnusa kohaga, eriti hea oleks,
Aja planeerimine – vajalikum kui eales varem
Kuidas ikkagi otsustada, millele pühendada oma aega ja millele mitte? “Ööpäevas võiks olla 30 tundi!“ Ehk oled sinagi üks neist, kes on nii mõelnud. See on esimene märk, et peaksid oma suhtumise-tegevused üle vaatama ja seal muudatusi sisse viima. Kuidas ikkagi otsustada, millele pühendada oma aega ja millele mitte? Meil kõigil on aega 24 tundi ööpäevas, millest kaheksa tundi on soovituslik tööaeg. Kui töötada pika perioodi vältel rohkem kui kaheksa tundi päevas, toob see varem või hiljem kaasa tööstressi, millest pole üldse lihtne taastuda. Siit tuleneb muide ka ütlemine „Less is more”. Tihti öeldakse, et aeg on raha. Finantsseisuga paralleeli vedades ei räägi me aga konkreetsest rahanumbrist, vaid pigem tundest, et me saame endale lubada kõike, mida vajame selleks, et tunda end hästi. Nii on ka ajaga – piisab sellest tundest, et mul on aega.” Mind on palju aidanud Ameerika presidendi Dwight D. Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise mudel, mis näeb ette selliseid kontrollküsimusi enne tegutsemist: Suurbritannia ettevõtja ja filosoof Robert Owen sõnastas 1817. aastal järgmise ajakasutuse tasakaalu reegli: 8 tundi tööd + 8 tundi aega iseendale ja lähedastele + 8 tundi uneaega. Seega on otstarbekas teadlikult tõmmata tööpäeva ja tööst vabale ajale selged piirid. Muidugi ei saa oodata, et see toimib päevapealt – see vajab mõtteviisi muudatust ja harjutamist. Analüüsi oma suhtumist ja käitumismustrit. Kas piiride tõmbamine ja hoidmine on sinu jaoks probleem? Mis sulle seejuures kõige enam muret valmistab. Mis on tegelikud põhjused, et sa ei suuda piire seada? Alati pole me aga oma sisemistest tõekspidamistest teadlikud. Näiteks juhul kui pere ja perega vaba aja veetmine on oluline väärtus, siis on ju lihtne panna (üle aja kippunud) tööülesanne ootele ja tegeleda sellega töö ajal, muretsemata sellepärast, et mis saab, kui me sellega kohe ei tegele. Kui me aga ei väärtusta oma vaba aega selliselt, siis võime lihtsasti mõelda, et mis tehtud, see tehtud, ja võtame tööasja ka vabal ajal käsile. Tulemuseks sissejuurdunud harjumus. Pealegi: kui ma täna ütlesin juhile, et jah, ma teen, siis kuidas ma homme ütlen, et ei, ma ei täida pärast tööd enam töiseid ülesandeid (ja ei vaata ka kirju). Eks palju mängib siin rolli ka see, et tööaeg on muutunud paindlikumaks ja nii kipumegi mõtlema: „Ma võin ju selle asja veel ära teha – siis saan rahulikult õhtut nautida.“ Ja tööpäeva lõpp muudkui nihkub edasi. Kõige tüüpilisem viga, mida inimesed teevad, ongi see, et nad reageerivad kohe telefonikõnele, e-kirjale või kellegi palvele, et „palun tee see asi veel ära“. Samuti ei osata tegevusi tähtsuse järjekorda seada ning läbi mõelda, milline samm aitab kõige enam eesmärgile lähemale jõuda. Kolm soovitust Aja planeerimise ABC Artikkel ilmus ajakirjas Director rubriigis “Juhtimisnõuanded” ajajuhtimisest. Kui vajad tuge aja juhtimise tehnikate omandamisel ja igapäeva tääelus rakendamisel kas indiviuduaalselt või kogu meeskonnaga, siis võta minuga julgelt ühendust. Võtan ühelt poolt abiks oma superviisori- ja coachioskused ning teisalt kogemused keskastme- ja tippjuhina, mille sain Prantsuse Instituudist Tallinnas ja Riias ning Tallinna Õpetajate Majast, mida juhtisin kuus aastat. Küsi personaalset pakkumist!
Kolm nippi juhtimisoskuste arendamiseks
Millised kolm praktilist juhtimisalast nippi mind on juhina aidanud? Juhtimine algab eelkõige iseenda ja oma ajajuhtimisest. USA president Eisenhoweri järgi on üks väga oluline ja tõhus ajajuhtimise maatriks oma nime saanud. Tema nimelt soovitab, enne kui me midagi tegema hakkame läbi mõelda, kas tegu millegiga, mis on oluline ja kiire, on oluline aga ei ole eriti kiire, mitteoluline ja kiire või mitte oluline ega ei ole ka kiire. Strateegiliselt õige tegutsemisviis on tegeleda just nende asjadega, mis on olulised aga mis ei ole kiired. Tänases pidevalt muutuvas ja üsna keerulises keskkonnas on juhi kaks väga olulist omadust võime muutustega kohaneda ja oskus suunata oma energia õigete asjade tegemisse. Keerulistes ja stressirohketes olukordadest on mind ennast väga palju aidanud see üleskutse iseendale: Anna mulle jõudu aktsepteerida seda, mida ma muuta ei saa. Anna mulle julgust just nimelt muuta seda, mis on minu võimuses ning tarkust neil kahel asjal vahet teha. Kas sina oled kunagi mõelnud, miks koos mõndade inimestega sujub koostöö palju kergemini kui teistega? See tuleneb sellest, et me läheneme oma tööle ja tööülesannetele vastavalt oma loomuomasele käitumisstiilile. Juhina on väga oluline osata kohaldada enda käitumist vastavalt sellele, kellega me koostööd teeme. Mõistmaks erinevaid käitumisstiile on päris mitmeid võimalusi. Üks nendest on DiSC. Teine on aga Beibin, kelle järgi on olemas üheksa meeskonnarolli ja kõigi nende olemasolu meeskonnas on väga oluline. Kokkuvõtvalt algab kõik siiski iseendast eneseteadlikkusest, oskusest ise ennast juhtida ja oma võimest loomuomast käitumist kohaldada vastavalt nende omadele, kellega me koos töötame, kas siis juhipositsioonist või meeskonnaliikmena.
Kuhu kaob aeg?
Kuhu kaob aeg? Kas Sina oled kunagi endalt küsinud, kuhu kaob aeg ja soovinud, et ööpäevas oleks nn “25. tund”? Käesolevas artiklis tuleb juttu aja kasutamisest, täpsemalt ajapuudusest ja sellest, kuidas me saame oma elu elada selliselt, et me juhime oma elu, sh aega ise, mitte ei lohise kiiretempolises elus tuulelipuna kaasas. “Oleme loonud aja, mil krooniline probleem on ajapuudus” sõnastab ühe kaasaja väljakutse Soome kirjanik ja psühhoterapeut Tommy Hellsten oma raamatus “Saad kõik, millest loobud” (2005). Seda peetakse tema peateoseks, ent minu arvates on samuti suurepärane “Jõehobu töökohal“, millest ma ühes oma varasemas blogis kirjutasin. Raamatus “Saad kõik, millest loobud” mõtiskleb ta elu paradokside üle ja viskab ühena neist üles ka küsimuse, kuidas me oleme jõudnud pidevalt areneva tehnoloogia ajastul olukorda, kus meil on kogu aeg kiire, kuigi masinad pidid meid justkui vabastama igavatest rutiinsetest vähetähtsate asjade tegemisest, et jätkuks aega kõige olulise jaoks. Alalõpmata kuuleb aga inimesi kaebavat, et neil pole aega. Pidevalt on kiire, ei jõua kõike teha, mis on vaja teha. Kõik on pidevalt kuhugi teel. Tundub nagu tormaksime käesolevast momendist kaugemale – otsekui teeksime pidevalt valesid asju, sest tegelikult peaksme juba tegema järgmisi asju järgmisel hetkel.Tommy Hellsten Kui ma vaatan inimesi enda ümber, saan kinnitust, et see tõepoolest on nii ka 16 aastat peale Hellsteni raamatu avaldamist eesti keeles. Huvitav on kusjuures see, et minu jaoks pole ajapuudus kunagi probleem olnud. Loomulikult on olnud kiiremaid ja vähem kiiremaid aegu. Ma isegi arvan teadvat, mis ime läbi olen selleni jõudnud ja jagan heameelega neid mõtteid siin blogis. Mind on palju mõjutanud ka Jacob Levy Moreno filosoofilised lähtekohad, mille keskmes on siin-ja-praegu olemine. Nii meie tänast elu mõjutavaid mineviku sündmusi kui ka soovitud tulevikku uuritakse psühhodraamas “kohtumise” (inglise keeles “encounter”) kaudu, mis leiab alati aset olevikus parasjagu käesoleval hetkel. Selle all peetakse silmas kontakti kas siis iseenda tõelise “minaga” või teise inimese päris “minaga” ja et julgetakse olla päriselt iseendana, end teisele avada ja tuntakse siirast huvi teise vastu. Hellsten räägib pidevas kiirustamises “kohtumise” puudumisest: “Kroonilise ajanappuse tõttu ei ole keegi enam kontaktis sellega, mis on siin ja praegu. Et keegi pole kohal nüüd ja praegu, pole enam kellegagi võimalik lähedust saavutada. Me möödume üksteisest, kohtamata õigupoolest kedagi. Kui keegi kedagi ei kohta, pole kedagi õieti enam olemas. Ei saa olemas olla, kui pole kedagi, kelle jaoks olemas olla. Oleme pidevalt minekul järgmisesse hetke, järgmise asja juurde. Kui ka seal me ei peatu, sest järgmine asi juba kutsub.” Paljud kurdavad ajanappuse üle, otsekui oleks see neile vastumeelt. Nad soovivad, et neil oleks aega, kuid lepivad tõdemisega, et neil seda pole. Jääb mulje, et kiire tabab inimesi vastu nende tahtmist. Kes siis siiski vastutab, et enam aega ei ole? Kas ajapuudus on midagi, mis meiega juhtub või loome me selle ise? Kuhu siis ikkagi aeg kaob? Hellsten juhib meie tähelepanu tõsiasjale, et aeg voolab ikka oma rahulikus rütmis, sellel on oma kulg. Aeg on see, mis ta on. Aeg pole oma olemuselt muutunud, nii et oleks hakanud kiiremini lendama või oleks seda vähemaks jäänud. Samuti meenutab ta meile, sellist nähtust nagu kiire objektiivselt ei eksisteeri. Kiire sünnib sellest, et tundub, nagu oleks aega vähem. Kui aja olemus on samaks jäänud, siis saab põhjus olla vaid selles, et samasse ajahulka üritatakse liiga palju tegemisi ära mahutada. Miks? Hellsteni hinnangul sünnib kiire valede valikute tegemisel. Igaüks on vastutav selle eest, kuidas ta oma aega kasutab. Kellelegi ei saa kiiret peale suruda, sest seda pole olemas. Küll aga saab enda elu ise kiireks ajada, kui ei osata valikuid teha ega eristada tõeliselt olulist ebaolulisest või vähemolulisest. Olen kirjutanud oma blogis artikli USA president Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise maatriksist, mis on tõhus töövahend prioriteetide määratlemiseks. Hellsteni sõnavara kasutades eeldab see peatumist ja korra aja võtmist, et läbi mõelda, mis on tõeliselt oluline ja alles siis tegelema nende asjadega. Kui rääkida inimestest ning valikutest, kellega ma läbi käin ja kellega mitte, siis Jacob Levy Moreno on psühhodraama meetodi kõrval välja töötanud sotsiomeetria, mis võimaldab inimsuhteid esile tuua, hinnata ja analüüsida, sh nähtamatut osa. Muidugi oleks lihtsam mõelda, et me oleme ajapuuduse ohvrid, et me ei saa sinna ise midagi parata, sest siis poleks meil vaja vastutust kanda. Kahjuks see nii ei ole. Vastupidi. Igaüks on vastutav selle eest, kuidas ta oma aega kasutab – mille või kelle peale ta aega kasutab ja mille või kelle peale ta oma aega just ei kasuta. See on niisiis valikute tegemise oskus. Kui on pidevalt kiire ja tunne, et aega ei ole, siis järelikult puudub oskus teha õigeid valikuid. Öeldakse, et aeg on raha. Minu jaoks on ajaga sama asi, mis rahaga. Mitte seda ei ole alati vähe, vaid küsimus on selles, kuidas seda kasutatakse. Valikuid tehes – ka valesid valikuid, valime reeglina selle, mida me peame väärtuslikuks. Seega juhivad meie valikuid väärtushinnangud. Kiire sünnib niisiis sellest, et me ei oska otsustada, mis on väärtuslik ja mis ei ole. Oskamatusest prioriteete seada, me valimegi teha võimalikult palju “väärtuslikke asju”. Probleem võib olla väärtushinnangutes – meie väärtushinnangud on lihtsalt sellised, mis põhjustavad valed valikud?! Rääkides veel prioriteetidest, siis “80/20 reegel” ütleb seda, et 20% meie tegevustest annab 80% tulu, kuid tihti, s.o 80% ajast valime teha just neid tegevusi, mis annavad pelgalt 20% tulu. Seda nimetatakse Pareto seaduseks, mis tuleb Itaalia ökonomisti järgi, kes pani tähele, et umbes 80% tulemustest tulevad 20% algpõhjustest. Ta tõi välja näiteks ka, et 80% maapinda omas 20% Itaalia elanikkonnast (Richard Koch). Miks on oluline oma aega teadlikult juhtida? Hellsten väidab, et “Kiiretempolises, tulises elurütmis jääb hing maha. Kui hing jääb maha, kaotab inimene kontakti oma sisemise minaga.” Me jõuame otsapidi tagasi psühhodraama keskse termini – “kohtumise” juurde. Mäletatavasti saab kohtuda nii kellegi teise kui ka iseendaga. Oma raamatus “Jõehobu töökohal” räägib ta sellest, kuidas me lapsepõlves omandame tahtmatult teatud toimetulekurollid ja käitumismallid, mis tulevad meiega kaasa ja avalduvad täiskasvanuna tööalases käitumises. Näiteks “Valesangar”, kelles tema vanemad on terve elu näinud endi vajaduste ja teostamata unistuste elluviija, on lõpuks sõltuvuses oma kangelastegudest. Saavutustega on ta õppinud “välja teenima armastust” ja tegema selle nimel ohjeldamatult tööd Nii saab tööst tema sundmõte, mille
Pomodoro ajajuhtimise tehnika
Mis asi on “pomodoro tehnika” ja kuidas see aitab Sul olla tulemuslikum? Üks enim levinud probleeme on ajanappus. Kuulen väga tihti inimesi rääkimas sellest, et ei ole piisavalt aega ja neid soovimas, et ööpäevas oleks veel paar lisatundi. Nii võetakse need puudujäävad tunnikesed sageli kas perega ajaveetmise või une arvelt. Niiviisi rikutakse 8+8+8 seadust, millest hiljuti oma blogis kirjutasin. Tutvustan Teile pomodoro nimelist tehnikat, mis pärineb 1980-ndatest ja mille looja on itaallasest Francesco Cirillo. Olles üliõpilane ja pidevalt kimpus kõigi ärategemist vajavate koolitöödega, tekkis tal idee kasutada oma aja paremaks juhtimiseks tomatikujulist köögikella, mis iga 25 minuti tagant plärisema hakkas. Pomodoro tehnika on niisiis suurepärane viis juhtida tulemuslikumalt oma aega. See tänaseks päevaks maailmakuulus ajajuhtimise tehnika koosneb järgmistest etappidest: I. Päeva eesmärgistamine ja tegevuste prioritiseerimine Sea päevale 2-3 eesmärki, mis aitavad Sul liikuda edasi Sinu kaugemate sihtide suunas. Seejärel otsusta, millised tegevused on esmatähtsad ja millal Sa nendega tegeled. “Hommikuinimestele” soovitan tegeleda kohe päeva alguses ja vastupidi, “õhtuinimestele” jätta need rahulikult pärastlõunale, kuid silmas tuleb siis pidada seda, et midagi ei tohi lasta vahele tulla. II. 25-minutiline töösessiooni käivitamine Pane stopper 25 minuti peale ja alusta tegevuse või tööülesandega. Juhul kui miski või keegi Sind segab, vaata Pomodoro äppi; siis tead kui palju aega on pausini jäänud ja jäta vahele tulev tegevus (kellegi kõne, e-mail, sõnum tööalases suhtluskeskkonnas) või üle ukse sisse vaatav kolleeg pausi ajaks. Reeglina on pausiks ette nähtud 5-10 minutit, kuid iga uut töösessiooni tuleb ajalugejal käsitsi käivitada. Nii saad vajadusel teha pikema pausi. III. Sirutuspausi tegemine Peale Pomodoro taimeri märguannet 25 minuti möödumisest, tee kindlasti 5-10 pausi ükskõik kui töömeeleolus Sa parajasti siis ka poleks. Iga nelja töösessiooni tagant, s.o iga paari tunni möödumisel soovitatakse teha pikem paus kuni 25 minutit. Miks mind see tehnika kõnetab? Esiteks seepärast, et see soodustab ühe asjaga korraga tegelemist. Mina ise ei suuda samaaegselt mitme asjaga tegeleda. Väidetakse küll, et rööprähklemine (ing k ‘multi-tasking’) on olemas ja et osade inimeste puhul see täiesti töötab, aga mina pole kahjuks ise eduelamust kogenud. Pigem on olnud tulemuseks see, et kumbki tegevustest pole korralikult tehtud.Teiseks aitab kell mulle meelde tuletada, kui olen millegagi tegelemisel sattunud sedavõrd hoogu, et olen juba pikemat aega unustanud sirutuspausi teha. Kui tundide viisi midagi teen, siis lõpuks olen sellest pingutusest nii väsinud, et ei jaksa mitu tundi enam midagi kätte võtta. 25-minutiliste ajaperioodide kaupa töötamine aitab energiat hoida ja kõigi oluliste päevategevuste vahel võrdselt ära jaotada.Kolmandaks tekib mul paralleel rühmatreeningutega. Olen keskkooli lõpetamisest saadik tegelenud aktiivselt spordiga ja äraproovinud kõikvõimalikud viisid. Minule kõige mugavam ja kindlam viis spordisaalis vähemasti 45 minutit vastu pidada, ilma et ma ära tüdineksin, on justnimelt rühmatreeningud. Eriti meeldivad mulle kella peale harjutused, sest siis on kogeaeg see teadmine, et kohe järgneb pingutusele puhkepaus. Pikk teekond algab esimesest sammust. Lae Google Play rakenduste poest oma nutitelefonisse Pomidoro taimer ja alusta selle uue põneva ajajuhtimise tehnika kasutamist juba täna. Alustada ühe olulise tegevuse kallal töötamist on täiesti OK. Ega ei peagi kohe terve päeva 25-minutilisteks töösessioonideks jagamist. Uuri lähemalt!
Ajajuhtimise seos tulemuslikkusega
Kuidas tõhus ajajuhtimine on seotud tulemuslikkusega? Me kõik oleme juhid, isegi siis, kui me otseselt ei ole juhipositsioonil. Me kõik tegeleme igapäevaselt iseenda ja oma aja juhtimisega – kas me seda teadvustame endale või mitte. Juhtimine algab niisiis enesejuhtimisest: “Kui ennastki ei õnnestu juhtida, siis teiste juhtimine on võimatu.” väidab Rasmus Pedanik – Sotsiaalse Innovatsiooni Laboris koosloomejuhtide arenguprogrammi üks eestvedajaid. Kui tihti me mõtleme sellele, et oskus oma aega planeerida ja seda efektiivselt kasutada, on otseselt seotud meie tulemuslikkusega? Nii juhi kui ka meeskonnaliikmena on meie kohus panustada organisatsiooni eesmärkide täitmisesse ja kui me ei kasuta oma aega otstarbekalt, siis kannatavad ka tulemused. Millised on tüüpilised vead, mida inimesed teevad? võetakse ette rohkem kui jõutakse ära teha; ei prioitiseerita oma tegevusi ega seata eesmärke; tegeletakse kõrvaliste asjadega või mitme asjaga korraga; Ühesõnaga, lisaks sellele, et ei teaduvustata endale alati efektiivse ajakasutamise vajalikkust, lihtsalt ka ei osata aega kasutada vaid unistatakse sellest, kuidas oma päeva lisaaega leida. Eesmärk ilma konkreetse tegevusplaanita on lihtsalt unistus.Antoine de Saint-Exupéry Jagan järgnevalt oma mõtteid ja mõnda tehnikat, mis mind ennast on palju aidanud. Esiteks, teadvustan endale, et päevas on 24 tundi ja järgin “8+8+8 reeglit”, mis seisneb selles, et 8 tundi on vaja pühendada eranditult unele; välja puhkamata olen juba eos ebaefektiivne – ükskõik, mida ma ka ei teeks! 8 tundi pühendan kindlasti vabaajale – iseendale, oma hobidele ja perele, pere ja sõpraedega koos aja veetmisele – ühesõnaga kõigile neile tegevustele, mis aitavad mul lõõgastuda ja välja puhata, annavad energiat ja valmistavad rõõmu. Kui 16 tundi sellisel viisil oma ööpäevast veeta, siis on kerge pühendada 8 tundi 100% tööle, Teiseks, lähtun aja kasutamisel Eisenhoweri maatriksi põhimõtetest. “Kõige pakilisemad otsused on harva kõige olulisemad,” olevat öelnud kunagine Ameerika president Dwight D. Eisenhower. Teda tunti eeskujuliku ajajuhtimise meistrina – ta valdas oskust kõike õigel ajal teha. Eisenhoweri meetod õpetas mulle vahet tegema olulise ja pakilise vahel. Ükskõik, missugune task mu lauale ka ei maanduks, ma paigutan ta mõttes esmalt Eisenhoweri mudelisse ja otsustan alles siis, millal ma sellega tegelen: Oluline ja pakiline (Teen kohe!)Oluline, aga mitte pakiline (Määran aja, millal sellega tegelen!)Pakiline, aga mitte oluline (Lasen kellelgi teisel ära teha – delegeerin!)Ei ole oluline ega pakiline (Teen siis, kui enam midagi muud teha ei ole või loobun ega tee üldse!) Inimesed keskenduvad tihti liialt neile tegevustele, mis liigituvad lahtrisse „Oluline ja pakiline” – asjadele, mis tuleb otsekohe ära teha. Tulemuseks on aga see, et ei jää aega sellele, mis on OLULISED, AGA AEI OLE PAKILISED. Siia kuuluvad näiteks pikaajalised strategilised tegevused. Rääkides juhtimisest, siis juht peab just tegelema strateegiliste asjadega. Taolisel kiireloomulistele asjadele keskendumisega teeme endale aga karuteene, sest ühelt poolt jäävad tegelikult olulised asjad tegemata ja lõpuks on need ülesanded taaskord muutunud ka pakiliseks, mis seda veel enne ei olnud. Kolmandaks, sean igaks päevaks endale maksimum 2-3 eesmärki ja püüan kõik vahele tulevad asjad kõrvale lükata. Eesmärgistamine iseenesest ei aita üle planeerides ja oma võimeid üle hinnates. Kui inimesed reeglina teevad to-do-liste, mis lõppevad sellega, et ühte päeva on surutud liiga palju tegevusi ja päeva lõpus valdab kas rahulolematus iseendaga või pettumistunne, sest ükskõik kui palju sai tehtud, jäi ikka sellest listist midagi tegemata (seda muidugi juhul, kui kinni pidada eelpool mainitud “8+8+8 reeglist”). Sellepärast soovitan mina hoopiski “Not to do-listi”. Paljud, kes on seda rakendanud, on mulle tunnistanud, et see on neid palju aidanud. Kuidas see siis käib? Otsustad ärategemist vajavatest tegevustest need, mis kannatavad oodata vähemasti homseni ja siis jätadki need rahuliku südamega homseks. Mitte midagi ei juhtu. Vastupidi, päeva lõpus on hea tunne, kui tehtud sai need 2-3 olulist asja, mis sihiks sai seatud. Siinkohal meenub mulle Tartu Ülikooli haridusasutuse juhtimise väljaõppes Piret Einpauli kaks küsimust: Mis on Teie kaugem eesmärk?Kui paljud Teie igapäevased tegevused selle eesmärgi saavutamist toetavad? Mäletan seda vaikust, mis meie grupis tekkis, kui inimesed mõistsid, et nad EI TEGELE nende oluliste asjadega, mis aitavad neil liikuda oma unistuste suunas. Mina kusjuures sain kinnitust, et ma tegelen päris palju oma ajast just nende asjadega, mis on seotud minu kaugemate eesmärkidega, Sellest ajast saadik eelistan teadlikult neid tegevusi, mis toetavad kaugema visiooni saavutamist ja vastupidi – tegevused, millel ma ei näe, et nende ärategemine mind kuidagi suures pildis edasi aitaks, jätan lihtsalt tegemata. See ongi minu neljas soovitus. Viiendaks, kui olen endale seadnud 2-3 eesmärki ja ära otsustanud, millised tegevused aitavad mul neid saavutada või on kaugemaid sihtre arvestades olulised, siis võtan endale selleks aega. Ekslikult arvatakse, et aeg tuleb kuskilt – EI, aega tuleb oluliste asjadega tegelemiseks lihtsat võtta, kusjuures oluline on seejuures hinnata adekvaatselt ajakulu, mis selleks vaja on. Kui ma tean, et ma reeglina ei tee ühte kokkuvõtet 45 minutiga, siis ei ole mõtet ka ennnast petta ja selleks varuda vähem aega kui mul selleks tegelikkuses kulub. Vastupidi, olulistele asjadele planeerin aega varuga, kusjuures ära ei tohi unustada ka puhke- ja söögipause. Minu jaoks on nii kummastav, et on inimesi, kes näiteks lõunasöögiks aega ei varu, Taaskord – kui ma ise endale ei võta seda aega, siis kus kohast see aeg peaks iseenesest tekkima? Mida kõrgemal positsioonil on inimene või mida tegusam ta on, seda vähem, on tal sellist tühja aega. Seega kui ma võtan midagi süvenemist vajavat käsile näiteks kell 10 hommikul kui olulised ja pakilised asjad on eelnevalt ära tehtud, siis on ju selge, et kui ma lõpetan, ma pean sööma. Seega pole mõtet endale võtta kohtumist või mõne uue asjaga tegelemist enne lõuna! Liigselt asjade käsile võtmine koormab meid üle ja energiat ei jagu päeva lõpuks. Oluline on keskenduda ühele asjale. Mina enda puhul olen vähemasti täheldanud, et tegeledes mitme asjaga samaaegselt, ei tegelema tegelikult mitte millegagi ja olen õppinud aja jooksul iseennast ja oma aega sedavõrd väärtustama, et ma ei raiska oma ressurssi rööpräklemisele. Sinu tähelepanu fookus määrab Sinu hetke reaalsuse – kuhu Sa suunad oma tähelepanu, sinna suundub Sinu sise-energia.Daniel Goleman Viimasena pean vajalikulks üle rõhutada, et kui aega endale võtta ja keskenduda millelegi, mis on suures plaanis oluline, siis ei tohi samas end n-ö ära unustada, sest aeg on üks meie väärtuslikkumaid varasid. Ega muidu ei öeldaks, et aeg on raha.
