Kuidas ikkagi otsustada, millele pühendada oma aega ja millele mitte?
“Ööpäevas võiks olla 30 tundi!“ Ehk oled sinagi üks neist, kes on nii mõelnud. See on esimene märk, et peaksid oma suhtumise-tegevused üle vaatama ja seal muudatusi sisse viima.
Kuidas ikkagi otsustada, millele pühendada oma aega ja millele mitte? Meil kõigil on aega 24 tundi ööpäevas, millest kaheksa tundi on soovituslik tööaeg. Kui töötada pika perioodi vältel rohkem kui kaheksa tundi päevas, toob see varem või hiljem kaasa tööstressi, millest pole üldse lihtne taastuda. Siit tuleneb muide ka ütlemine „Less is more”.
Tihti öeldakse, et aeg on raha. Finantsseisuga paralleeli vedades ei räägi me aga konkreetsest rahanumbrist, vaid pigem tundest, et me saame endale lubada kõike, mida vajame selleks, et tunda end hästi. Nii on ka ajaga – piisab sellest tundest, et mul on aega.”
Mind on palju aidanud Ameerika presidendi Dwight D. Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise mudel, mis näeb ette selliseid kontrollküsimusi enne tegutsemist:
- Kas tegu on olulise ja pakilise asjaga? (Teen kohe ära!)
- Kas tegu on olulise, aga mitte pakilise asjaga? (Panen paika aja, mil ma sellega tegelen!)
- Kas tegu on pakilise, aga mitte olulise asjaga (Lasen selle kellelgi teisel ära teha ehk delegeerin!)
- Tegu ei ole ei olulise ega pakilise asjaga (Teen seda siis, kui enam midagi muud teha ei ole, või ei tee üldse!)
Suurbritannia ettevõtja ja filosoof Robert Owen sõnastas 1817. aastal järgmise ajakasutuse tasakaalu reegli: 8 tundi tööd + 8 tundi aega iseendale ja lähedastele + 8 tundi uneaega. Seega on otstarbekas teadlikult tõmmata tööpäeva ja tööst vabale ajale selged piirid. Muidugi ei saa oodata, et see toimib päevapealt – see vajab mõtteviisi muudatust ja harjutamist. Analüüsi oma suhtumist ja käitumismustrit. Kas piiride tõmbamine ja hoidmine on sinu jaoks probleem? Mis sulle seejuures kõige enam muret valmistab. Mis on tegelikud põhjused, et sa ei suuda piire seada?
Alati pole me aga oma sisemistest tõekspidamistest teadlikud. Näiteks juhul kui pere ja perega vaba aja veetmine on oluline väärtus, siis on ju lihtne panna (üle aja kippunud) tööülesanne ootele ja tegeleda sellega töö ajal, muretsemata sellepärast, et mis saab, kui me sellega kohe ei tegele. Kui me aga ei väärtusta oma vaba aega selliselt, siis võime lihtsasti mõelda, et mis tehtud, see tehtud, ja võtame tööasja ka vabal ajal käsile. Tulemuseks sissejuurdunud harjumus. Pealegi: kui ma täna ütlesin juhile, et jah, ma teen, siis kuidas ma homme ütlen, et ei, ma ei täida pärast tööd enam töiseid ülesandeid (ja ei vaata ka kirju). Eks palju mängib siin rolli ka see, et tööaeg on muutunud paindlikumaks ja nii kipumegi mõtlema: „Ma võin ju selle asja veel ära teha – siis saan rahulikult õhtut nautida.“ Ja tööpäeva lõpp muudkui nihkub edasi.
Kõige tüüpilisem viga, mida inimesed teevad, ongi see, et nad reageerivad kohe telefonikõnele, e-kirjale või kellegi palvele, et „palun tee see asi veel ära“. Samuti ei osata tegevusi tähtsuse järjekorda seada ning läbi mõelda, milline samm aitab kõige enam eesmärgile lähemale jõuda.
Kolm soovitust
- Segajad kontolli alla! Kodus töötades on igasuguseid segavaid faktoreid ehk isegi rohkem kui kontoris. Esmalt tuleb teadvustada, mis need on, misjärel saab need ootele panna või kõrvaldada. Multitasking’u ebaefektiivsus on õnneks vist juba ammu kinnitust leidnud, ent ma ei tea, kui palju inimesed annavad endale aru sotsiaalmeedia ja uudisteportaalide sirvimisest, mis on sageli automaatne. Kõlab võib olla liiga radikaalse lahendusena, ent soovitan kasutada Google’i enda blocksite’inimelist rakendust, mis võimaldab blokeerida teatud veebilehed, mille külastamine tööajal ei ole ilmtingimata vajalik ega õigustatud. Üks segaja paljudest on ka pidev e-kirjade kontroolimine ja neile vastamine ning muidugi lahtine chat’i-aken. Nende kahe asja puhul saab ikka reeglina valida, mis ajahetkel ta need avab ja seal tegutseb.
- Kindel päevakava! Esmalt teadvusta endale, mis ajaperioodil sa oled kõige produktiivsem. Meeskonnajuhina selgita välja oma tiimiliikmete eelistused ja määra näiteks koosolekud sellisele ajale, mil inimesed ei ole väga produktiivsed – grupi abiga saab luua koosolekuks vajaliku energia. Pole otstarbekas teha koosolekuid näiteks kell kümme hommikul, kui enamikule töötajatele on see tegelikult päeva kõige produktiivsem osa, mis puudutab isesseisva töö tegemist. Koosoleku saab maha pidada ka pärastlõunal, kui neil üksi töötamise indu enam ei ole. Õhtunimestele sobib samuti pärastlõunane aeg, sest nemad pole omakorda veel töölainele saanud. Mõtle ühtlasi läbi, kelle kohalolek on ülse koosolekul vajalik. Mäletan ühte lugu IT-firmast, kellel oli koosolekutel rahanumbreid näitav kronomeeter: kõikide koosolekul osalevate inimeste tunnitasu oli kokku arvutatud ja jooksis ekraanil rahasummadena, mis koosoleku pidamine ettevõttele maksma läheb. Kusjuures vahel hoiab palju aega kokku hoopis kiire videokõne koosoleku asemel.
- Pausid, et säiliks keskendumisvõime. Kõik saab taas alguse tegevuse eesmärgistamisest ja tähtsuse järgi seadmisest. Tee 10–15-minutilisi pause (näiteks iga tunni tagant kui võimalik) ja ära lase muul ajal ennast segada. Esiteks võimaldab see tegeleda katkestamatult ühe asjaga ja teiseks on see vajalik keha sirutamise mõttes. Nii hoiad oma energiat, sest jaguneb tegevuste vahel võrdselt.
Aja planeerimise ABC
- Sea paika eesmärk või visioon!
- Pühenda oma väärtuslikku aega eelkõige tegevusele, mis toetav eesmärgi suunas liikumist!
- Mõtle läbi, kui oluline ja/või pakilised üks või teine tegevuse on!
- 8 tundi tööd, 8 tundi eraelu, 8 tundi und!
Artikkel ilmus ajakirjas Director rubriigis “Juhtimisnõuanded” ajajuhtimisest.
Kui vajad tuge aja juhtimise tehnikate omandamisel ja igapäeva tääelus rakendamisel kas indiviuduaalselt või kogu meeskonnaga, siis võta minuga julgelt ühendust. Võtan ühelt poolt abiks oma superviisori- ja coachioskused ning teisalt kogemused keskastme- ja tippjuhina, mille sain Prantsuse Instituudist Tallinnas ja Riias ning Tallinna Õpetajate Majast, mida juhtisin kuus aastat.