Kuidas ikkagi otsustada, millele pühendada oma aega ja millele mitte? “Ööpäevas võiks olla 30 tundi!“ Ehk oled sinagi üks neist, kes on nii mõelnud. See on esimene märk, et peaksid oma suhtumise-tegevused üle vaatama ja seal muudatusi sisse viima. Kuidas ikkagi otsustada, millele pühendada oma aega ja millele mitte? Meil kõigil on aega 24 tundi ööpäevas, millest kaheksa tundi on soovituslik tööaeg. Kui töötada pika perioodi vältel rohkem kui kaheksa tundi päevas, toob see varem või hiljem kaasa tööstressi, millest pole üldse lihtne taastuda. Siit tuleneb muide ka ütlemine „Less is more”. Tihti öeldakse, et aeg on raha. Finantsseisuga paralleeli vedades ei räägi me aga konkreetsest rahanumbrist, vaid pigem tundest, et me saame endale lubada kõike, mida vajame selleks, et tunda end hästi. Nii on ka ajaga – piisab sellest tundest, et mul on aega.” Mind on palju aidanud Ameerika presidendi Dwight D. Eisenhoweri järgi nime saanud ajajuhtimise mudel, mis näeb ette selliseid kontrollküsimusi enne tegutsemist: Suurbritannia ettevõtja ja filosoof Robert Owen sõnastas 1817. aastal järgmise ajakasutuse tasakaalu reegli: 8 tundi tööd + 8 tundi aega iseendale ja lähedastele + 8 tundi uneaega. Seega on otstarbekas teadlikult tõmmata tööpäeva ja tööst vabale ajale selged piirid. Muidugi ei saa oodata, et see toimib päevapealt – see vajab mõtteviisi muudatust ja harjutamist. Analüüsi oma suhtumist ja käitumismustrit. Kas piiride tõmbamine ja hoidmine on sinu jaoks probleem? Mis sulle seejuures kõige enam muret valmistab. Mis on tegelikud põhjused, et sa ei suuda piire seada? Alati pole me aga oma sisemistest tõekspidamistest teadlikud. Näiteks juhul kui pere ja perega vaba aja veetmine on oluline väärtus, siis on ju lihtne panna (üle aja kippunud) tööülesanne ootele ja tegeleda sellega töö ajal, muretsemata sellepärast, et mis saab, kui me sellega kohe ei tegele. Kui me aga ei väärtusta oma vaba aega selliselt, siis võime lihtsasti mõelda, et mis tehtud, see tehtud, ja võtame tööasja ka vabal ajal käsile. Tulemuseks sissejuurdunud harjumus. Pealegi: kui ma täna ütlesin juhile, et jah, ma teen, siis kuidas ma homme ütlen, et ei, ma ei täida pärast tööd enam töiseid ülesandeid (ja ei vaata ka kirju). Eks palju mängib siin rolli ka see, et tööaeg on muutunud paindlikumaks ja nii kipumegi mõtlema: „Ma võin ju selle asja veel ära teha – siis saan rahulikult õhtut nautida.“ Ja tööpäeva lõpp muudkui nihkub edasi. Kõige tüüpilisem viga, mida inimesed teevad, ongi see, et nad reageerivad kohe telefonikõnele, e-kirjale või kellegi palvele, et „palun tee see asi veel ära“. Samuti ei osata tegevusi tähtsuse järjekorda seada ning läbi mõelda, milline samm aitab kõige enam eesmärgile lähemale jõuda. Kolm soovitust Aja planeerimise ABC Artikkel ilmus ajakirjas Director rubriigis “Juhtimisnõuanded” ajajuhtimisest. Kui vajad tuge aja juhtimise tehnikate omandamisel ja igapäeva tääelus rakendamisel kas indiviuduaalselt või kogu meeskonnaga, siis võta minuga julgelt ühendust. Võtan ühelt poolt abiks oma superviisori- ja coachioskused ning teisalt kogemused keskastme- ja tippjuhina, mille sain Prantsuse Instituudist Tallinnas ja Riias ning Tallinna Õpetajate Majast, mida juhtisin kuus aastat. Küsi personaalset pakkumist!
Pomodoro ajajuhtimise tehnika
Mis asi on “pomodoro tehnika” ja kuidas see aitab Sul olla tulemuslikum? Üks enim levinud probleeme on ajanappus. Kuulen väga tihti inimesi rääkimas sellest, et ei ole piisavalt aega ja neid soovimas, et ööpäevas oleks veel paar lisatundi. Nii võetakse need puudujäävad tunnikesed sageli kas perega ajaveetmise või une arvelt. Niiviisi rikutakse 8+8+8 seadust, millest hiljuti oma blogis kirjutasin. Tutvustan Teile pomodoro nimelist tehnikat, mis pärineb 1980-ndatest ja mille looja on itaallasest Francesco Cirillo. Olles üliõpilane ja pidevalt kimpus kõigi ärategemist vajavate koolitöödega, tekkis tal idee kasutada oma aja paremaks juhtimiseks tomatikujulist köögikella, mis iga 25 minuti tagant plärisema hakkas. Pomodoro tehnika on niisiis suurepärane viis juhtida tulemuslikumalt oma aega. See tänaseks päevaks maailmakuulus ajajuhtimise tehnika koosneb järgmistest etappidest: I. Päeva eesmärgistamine ja tegevuste prioritiseerimine Sea päevale 2-3 eesmärki, mis aitavad Sul liikuda edasi Sinu kaugemate sihtide suunas. Seejärel otsusta, millised tegevused on esmatähtsad ja millal Sa nendega tegeled. “Hommikuinimestele” soovitan tegeleda kohe päeva alguses ja vastupidi, “õhtuinimestele” jätta need rahulikult pärastlõunale, kuid silmas tuleb siis pidada seda, et midagi ei tohi lasta vahele tulla. II. 25-minutiline töösessiooni käivitamine Pane stopper 25 minuti peale ja alusta tegevuse või tööülesandega. Juhul kui miski või keegi Sind segab, vaata Pomodoro äppi; siis tead kui palju aega on pausini jäänud ja jäta vahele tulev tegevus (kellegi kõne, e-mail, sõnum tööalases suhtluskeskkonnas) või üle ukse sisse vaatav kolleeg pausi ajaks. Reeglina on pausiks ette nähtud 5-10 minutit, kuid iga uut töösessiooni tuleb ajalugejal käsitsi käivitada. Nii saad vajadusel teha pikema pausi. III. Sirutuspausi tegemine Peale Pomodoro taimeri märguannet 25 minuti möödumisest, tee kindlasti 5-10 pausi ükskõik kui töömeeleolus Sa parajasti siis ka poleks. Iga nelja töösessiooni tagant, s.o iga paari tunni möödumisel soovitatakse teha pikem paus kuni 25 minutit. Miks mind see tehnika kõnetab? Esiteks seepärast, et see soodustab ühe asjaga korraga tegelemist. Mina ise ei suuda samaaegselt mitme asjaga tegeleda. Väidetakse küll, et rööprähklemine (ing k ‘multi-tasking’) on olemas ja et osade inimeste puhul see täiesti töötab, aga mina pole kahjuks ise eduelamust kogenud. Pigem on olnud tulemuseks see, et kumbki tegevustest pole korralikult tehtud.Teiseks aitab kell mulle meelde tuletada, kui olen millegagi tegelemisel sattunud sedavõrd hoogu, et olen juba pikemat aega unustanud sirutuspausi teha. Kui tundide viisi midagi teen, siis lõpuks olen sellest pingutusest nii väsinud, et ei jaksa mitu tundi enam midagi kätte võtta. 25-minutiliste ajaperioodide kaupa töötamine aitab energiat hoida ja kõigi oluliste päevategevuste vahel võrdselt ära jaotada.Kolmandaks tekib mul paralleel rühmatreeningutega. Olen keskkooli lõpetamisest saadik tegelenud aktiivselt spordiga ja äraproovinud kõikvõimalikud viisid. Minule kõige mugavam ja kindlam viis spordisaalis vähemasti 45 minutit vastu pidada, ilma et ma ära tüdineksin, on justnimelt rühmatreeningud. Eriti meeldivad mulle kella peale harjutused, sest siis on kogeaeg see teadmine, et kohe järgneb pingutusele puhkepaus. Pikk teekond algab esimesest sammust. Lae Google Play rakenduste poest oma nutitelefonisse Pomidoro taimer ja alusta selle uue põneva ajajuhtimise tehnika kasutamist juba täna. Alustada ühe olulise tegevuse kallal töötamist on täiesti OK. Ega ei peagi kohe terve päeva 25-minutilisteks töösessioonideks jagamist. Uuri lähemalt!
